こんにちは。にゃーがすです。
教員として働き始め、初任から何年かすると学校全体の校務を主導する「校務主任」を任されてくるものかと思います。
ただ、実際に他の教員の方々を主導する立場となった時、
「どうしたらいいんだろう」
「この仕事について、ほとんど何も分かっていないのに！」
「先輩や同僚たちを困らせずに上手く運営するにはどうしたら・・・」
など、困ってしまうこと・戸惑うことがあるでしょう。
（特に若い頃は先輩たちに対して、会を主導したり、意見を取りまとめたりしないといけないので気苦労もありますよね💦）
この記事では
「校務主任になったら、まずやるべきこと５選！」
をにゃーがすの経験から説明しています。
- 校務主任になったらまず何をするべきかがわかる。
- 余裕を持って、会議や行事の運営ができるようになる。
- 次年度以降の見通しが立てられるようになる。
校務主任になるのは通常、人事が発表される４月。新年度に入ってから。
前年度にあらかじめ教えてくれていると動きやすいのですが、ここでは４月に入ってから担当が知らされたことを想定して「やるべきこと５選」を書き出していきます。
❶前任者に「引き継ぎ」を求める！
当たり前かもしれませんが、これが大原則で、自分の仕事効率も高めてくれます。
引き継ぎは、前任者が上手にやってくれてると格段に良いスタートが切れます。
けれど、そうではない場合も残念ながらあります。
こればっかりは運次第。くじやガチャガチャみたいなものです。引き継ぎに無頓着な方の後任になり、大変な思いをしたこともあります。自分が引き継ぐ際は後任の方にそんな思いをさせない引き継ぎをしたいものですね。
にゃーがすは教務主任になった際、学校全体で引き継ぎを円滑に行えるよう、資料のデータ化、データや備品の保管場所の共有化を校内で推進しています。（これに加えて、大まかな年間スケジュールがあればベターなのですが。）
前任者がいれば、すぐ引き継ぎを求めましょう。できれば、２日以内が望ましいです。
年度始めの忙しい時期ですが、後回しにしていると困るのは自分、ひいては学校全体になりかねません。「校内にいるから、困った時に聞けばいいか。」のスタンスでなく、あらかじめ年間の見通しを持つためにも、校務に関する年間スケジュール、今後自分が気になりそうなことは年度当初に聞いておきましょう。
★その際、「メモをする」ことが後の自分を助けてくれますよ( ^ω^ )
さあ、こちらが大変です。
引き継ぎ資料が用意されている場合は、まずは目を通しましょう。
校務に関する年間スケジュール、今後自分が気になりそうなことが分かるようであれば、ひとまずは安心です。校内の前々任者・経験者・管理職に、積極的に助言をもらって見通しを立てましょう。それでも分からない事柄については、異動した前任者に電話連絡して対応を求めましょう。
引き継ぎ資料が用意されていない、または不十分な場合は、異動した前任者に電話等して引き継ぎを求めざるを得ないです。
本来は、向こうから電話してきて、もらいたいもの。けれど、そういった配慮を向こうが持っていない場合、残念ながら引き継ぎ資料等についても、きちんと用意していないことが往々にしてあります。
- 年間スケジュール
- 今後自分が気になりそうなこと
- 資料の場所
- 備品等の場所
上記の４点を中心に聞き取りをしましょう。
❷資料の場所、備品等の場所を確認する
❶の引き継ぎが済んだら、ひと安心。これで大丈夫か( ^ω^ )と思いたいところ、で・す・が！
ここでもうひと踏ん張りです！
実際に教えてもらった
- 紙の資料やファイルの場所
- データ資料の場所、フォルダごとの整理のされ方
- 担当する備品の場所、整理のされ方
これらを確認しましょう。
自分の目で見ていないと、いざ使うという時「あれ、思っていたのとちがう・・・！」ということになりかねません。前任者に対しても何度も確認して余計な時間を使わせてしまうことにもなります。
今後のためにも、大まかでよいので自分の目で確かめておきましょう。
❸年間スケジュールを立てる
学校の行事予定を加味して、その校務の「年間スケジュール」を立ててみましょう。
- 学期ごとの仕事を書き出す。
- 月ごとの仕事を大別
- 会議に必要となる資料の把握
- 部会の予定日を想定（あらかじめ決めておくと他の先生方と連携が取りやすいです。行事予定作成担当の先生、教務などに早めに伝えておくのがオススメ。）
特に４月、年度当初は提案事項も多くなりがちです。
早めに全体像を把握して、見通しを持てるようにしましょう。
締め切り日から逆算して、取り掛かり始める予定日を設定しておきましょう！
目安としては「２週間くらい前」。余裕を持って取り組みましょう。
❹仕事を割り振る
※校務の担当が自分1人だけの場合を除く。
部会等が設定される校務の場合、補佐の先生がいたり、他に数人いたりします。
自分より経験豊かな同僚がいる場合など、気がひけるかもしれませんが、
「きちんと仕事を割り振ること」、それも年間を通じた分担をすることが大切です。
それをするためには、年間スケジュールと年間の仕事を主任である自分が把握している必要があります。
また、
- 自分でやった方がいいかも…
- 年上に割り振るのは気が引ける…
etcあるやもですが、あえて割り切って仕事は割り振るべきだと考えています。
他の教員の立場として考えてみてください。
何も割り振られないのも、「全部主任にお任せしてしてしまっている・・・」というある種の心理的負担になります。
他の方が受け持つ校務分掌を加味しつつ、全体の仕事を主任１人で抱えるのではなく、分担しましょう。
上手く業務分担できる、かつ、仕事をサポートできるのが、できる主任、上司であると心得よう！
自分と周りの心理的負担も軽減することで、win-winの関係を築きましょう♪
※初任者には、初任者研修等を加味して分担を軽くする、もしくは、全体の仕事を見て学んでもらうといった形でもいいと思います。
❺自分が実際にやったことを日時と一緒にメモしていく
最後ですが、いっちばんやって欲しいことを。
それが「自分が実際にやったことを日時と一緒にメモしていく」ことです。
メモはエクセルやGoogleスプレッドシート等を使ってデータで作成するのをお勧めします。
年間を通してメモしておくことで、次年度に自分が担当を続ける場合、引き継ぎを行う場合のどちらでも非常に有用な資料となります。
- 日付があると、前もって取り掛かる際の目安になります。
- 業務の取り掛かり忘れがなくなります。
- 逆に、次年度以降にその業務が必要かどうか、検討する資料になります。
１年間の業務内容が把握できる「手引き書」となるわけです。
この他に関連して、データのファイルも４月からの順序で月毎に整理しておくと見やすくなります。
終わりに
今回は「校務主任になったら、まずやるべきこと５選！」について、にゃーがすの考えを解説しました。
自分が見通しもって動けるように。
同僚を上手く主導できるように。
次の人が気持ちよく引き継げるように。
共感できるところ、参考になるところがあればぜひ取り入れてみてくださいね。
それではまた( ^ω^ )
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